Es una estructura gráfica, que es la que estamos viendo aquí en la imagen,
donde vemos pues la posición hasta arriba que
tendría el director o responsable del proyecto y abajo o a los lados también,
quién está apoyando o soportando esta función y abajo de él, pues,
quiénes estarían las áreas involucradas o los participantes que tenemos ahí.
Ahí vemos los niveles de subordinación, los niveles de autoridad y de
poder que tendría cada una de las partes involucradas.
Este documento es fundamental para mostrar pues evidentemente la estructura
jerárquica de esta organización de recursos para trabajar en el proyecto.
Y el segundo documento importante en esta área pues es,
la matriz de roles y responsabilidades,
que cómo lo indica el nombre, nos muestra qué función, qué responsabilidad
o qué rol va a jugar cada uno de los involucrados a lo largo del proyecto.
Es fundamental, sobre todo para saber qué papel va a jugar
cada uno de las partes interesadas, involucradas en nuestro proyecto.
Aquí estamos viendo un ejemplo, en donde los renglones representan
las actividades o los paquetes de trabajos o las fases que están en el proyecto.
Aquí vemos que la primera columna es el código de cuenta del
paquete o de la actividad y después viene lo que sería el módulo o
la actividad a la cual se está haciendo referencia en el proyecto y las
columnas que siguen nos están mostrando las personas con las áreas involucradas.
Lo importante aquí es recordar que
deben de poner a través de un código de nomenclatura,
qué función o qué responsabilidad va a tener cada una de esas partes.
Normalmente se utiliza la nomenclatura o el acrónimo llamado RACI,
donde R es responsable, A de asignado,
C de comunicación, la I de información y así respectivamente.
Aquí en el ejemplo vemos algunas de estas letras que nos muestran a quién se
comunica, a quién se informa, quién es el responsable y así respectivamente.
También vemos otra nomenclatura que se puede usar como la E de ejecutar,
la P de participar y así respectivamente.
Lo importante aquí es mostrar exactamente qué papel, qué rol va a jugar cada una
de las partes o de las personas a lo largo del proyecto y en qué actividad o
en qué etapa o fase de desarrollo va a estar realizando esos trabajos.
Esto es llamado entonces, la matriz de roles y responsabilidades.
A continuación, hablemos acerca del plan de gestión de las comunicaciones.
Recordemos que este plan de gestión de las comunicaciones tiene como propósito
fundamental, el definir qué información se va a manejar en el proyecto,
a quién se le va a comunicar, a través de qué medio se va a usar,
con qué frecuencia, y así respectivamente.