En este curso, aprenderás los principios fundamentales de la gestión del tiempo y costo en las etapas de planificación. Se identificarán las actividades del proyecto a partir de la EDT, se establecerá la secuencia, recursos y duración necesarios para finalmente desarrollar el cronograma detallado del proyecto. De igual manera, aprenderás a estimar los costos de los recursos, para desarrollar un presupuesto detallado y flujo de efectivo a lo largo del proyecto. Después de este curso, podrás explicar los principios fundamentales del seguimiento y control del proyecto en aspectos de tiempo y costo, así cómo el cálculo de indicadores de desempeño para determinar si el proyecto va conforme a lo planeado o esta fuera de la linea base acordado y aprobada.
Uso del software MicroSoft Project en seguimiento y control de proyectos
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Programación y presupuesto del proyecto
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Monitoreo y control del proyecto
Al finalizar este módulo, conocerás el método del valor ganado para el seguimiento y control de proyectos y cómo se aplica en un caso de estudio.
与讲师见面
Dr. Filiberto González HernándezProfesor y Consultor
Departamento de ingeniería industrial y de sistemas
[MÚSICA] [MÚSICA] Hola ¿qué tal?
Llegamos a la aplicación del seguimiento y control en el proyecto que ya llevamos en
la programación y en la determinación de la línea base.
A continuación te voy a dejar con el ejemplo para que
veamos la aplicación del MS project.
Bien, vamos a continuar con nuestro ejercicio de línea base,
que anteriormente ya habiamos visto,
y ahora estamos en el proceso de seguimiento y control de los costos.
Aquí vamos a ver la aplicación de la técnica de valor ganado
para calcular esas variaciones de costo y de tiempo, y los pronósticos.
Aquí podemos ver el cronograma, guardado previamente
como línea base que nos da una duración de 17 días y, como podemos observar,
cada barra de las actividades ya tiene una barra en negrito que es la línea
base y las barras en rojo o en azul que son las que podrían moverse.
Vamos a suponer que ahora ya transcurrió una semana de
desarrollo de este proyecto, y lo primero que tenemos que hacer aquí en el programa
pues es volver a configurar algunas de las opciones de nuestro programa.
Me voy a ir a programación, bueno una de las cosas que tenemos que cambiar aquí,
por ejemplo, es donde dice el tipo de tarea predeterminado,
ya no va a ser de duración fija si no va a ser de unidades fijas.
Esto quiere decir que ya en la fase de ejecución, de acuerdo a lo que realmente
vayamos haciendo, el programa nos va a recalcular si la duración debe de cambiar,
en función de usar más recursos o menos recursos, por eso se pone unidades fijas.
Y en la parte final de estas opciones tenemos que modificar
y esto que dice costos reales son siempre calculados por project.
Le tenemos que quitar esta marca, esto es debido a que al quitarla,
nosotros ya tenemos la capacidad de ingresar manualmente lo que
realmente hemos gastado en cada actividad y en el proyecto.
Esas son las dos principales opciones que hay que modificar en nuestro programa.
Muy bien, una vez que ya tenemos puesto esto, una de las primeras
cosas que tenemos que hacer es establecer la fecha de estado o la fecha de
revisión a la cual estamos reportando nuestros avances en el proyecto.
Vamos a suponer que ya transcurrió una semana y entonces lo que le voy a decir al
programa aquí en el menú, en el proyecto y en la información del proyecto que nuestra
fecha de estado es una semana después de haber iniciado el mismo.
Como podemos ver aquí, nuestro proyecto empezó el 26 de octubre,
si ya transcurrió una semana a partir del 26 de octubre
estaríamos reportando un avance, por decir algo, al sábado 31 de octubre.
Entonces al hacer esto estoy estableciendo la fecha de avance o la fecha de estado
a la cual reporto los resultado que ya llevamos en el proyecto.
Le doy aceptar y ya tengo ahí este puesto, pues simplemente esta información.
Lo que sigue a continuación es actualizar la información de como vamos en
el proyecto.
Hay varias formas de hacerlo una de estas es irme al menú donde dice tareas
y por ejemplo, voy asumir que la primera actividad A al finalizar la primera semana
ya se concluyo y entonces aquí le doy un porcentaje de 100 por ciento de avance.
Como vemos ahí ya marco que llevo el 100 por ciento en esta actividad y,
de manera global al proyecto llevo un 13 por ciento.
En la actividad B vamos a ponerle
que no llevamos el 100 por ciento, que es lo que deberiamos de tener.
Lo planeado sería haberla terminado pero no vamos al 100 por ciento.
Le voy a poner que llevamos solamente la mitad del trabajo.
Evidentemente que ahí ya tenemos un problema ¿por qué?
Porque hemos hecho la mitad del trabajo que teníamos programado.
La actividad C pues no hemos hecho nada, de hecho como no hemos terminado
la actividad previa que es B, pues no podriamos reportar un avance, verdad.
Y la actividad D que en esta primera semana si debería tener un avance,
vamos a suponer que aquí no llevo el porcentaje que deberiamos de tener.
Le voy a dar que tengo un 10 por ciento de avance.
Aquí le di doble click a la actividad, me da la ventana de información
y le voy a poner manualmente que llevo 10 por ciento de avance.
Ahí me marca el 10 por ciento de avance.
Eso es el estado o la situación
en esas tres actividades al terminar la primera semana.
Lo que voy a darle a continuación es cuánto realmente hemos gastado
en cada actividad y eso lo consigo si me voy al menú donde dice vista,
despúes me voy a tablas, y aquí en las tablas me voy a ir a donde dice
costos la tabla de costos, es decir, voy a poner la tabla de costos
y en esta tabla de costos hay una columna, más adelante,
que aquí en ingles dice actual, o costo real o gasto real.
Aquí es donde vamos a poner manualmente cuánto hemos gastado en esta actividad,
aqui voy a poner que en la actividad A no gasto lo que
teníamos presupuestado, aquí vamos a gastar 8000 pesos,
lo presupuestado en esta actividad eran 5000 pesos.
Es decir, estamos gastando más dinero.
La actividad B lleva la mitad del trabajo.
En la mitad del trabajo ahí vamos a poner que lleva, este, 25000 pesos.
Es decir, estamos gastando más dinero de lo que teníamos que haber gastado.
La actividad C no ha gastado nada por que no lleva avance y la actividad B
lleva, vamos a ponerle aquí, unos 400 pesos.
Es decir, hemos gastado 33400 pesos al finalizar la primera semana.
Bueno ¿qué ha sucedido con esto?
Voy a cambiar y voy a poner una tabla que se llama tablas en más tablas,
una tabla que se llama indicadores de costo de valor
ganado o acumulado, para revisar cual es la situación de nuestro proyecto.
Es un proyecto que esta bastante mal, aquí vemos que
lo que tenia planeado haberse gastado en la primera semana eran 15800,
lo que hemos hecho es un trabajo que vale 10200.
Hay una variación de costo que es de 23200 por arriba de lo planeado
a esa primera semana, que eso representa una variación de 227 por ciento.
227 por ciento.
El indicador de desempeño de costo, CPI, que es de 0.31,
es decir tengo una eficiencia muy pobre en el manejo del dinero.
Lo presupuestado inicialmente es 39000 y
así como vamos el pronostico para terminar nuestro proyecto, aquí nos dice que seria
de 127708 unidades, bastante mal nuestro proyecto,
lo cual implica una variación o un sobrecosto final de
88708 al terminar el proyecto.
¿Qué taza de eficiencia requerimos para regresar,
si se pudiera regresar, a nuestro presupuesto origina?
Pues un 514 por ciento, que ese seria la taza de
desempeño para regresar a nuestro proyecto, el llamado TCPI, ¿sí?
Como vemos es un proyecto que se
fue del presupuesto originalmente planeado y este programa pues nos dice cuáles
serian los indicadores de desempeño que tenemos en este momento.
Un proyecto bastante malo.
Lo que restaría es aqui actualizar información de qué seria
lo qué sucedería si no hacemos nada, aquí me voy al menú donde dice proyecto,
aquí donde dice actualizar proyecto, y le voy a decir que lo
que no hemos terminado en nuestro proyecto que lo hagamos en la siguiente semana,
recordando que estamos a la primera semana, entonces le doy aceptar aquí.
Y aquí ya vemos la variación en cuanto a la programación,
como vemos aquí en la actividad B, está hecha a la mitad, el trabajo que
no hemos hecho lo tenemos que empezar en la siguiente semana y la actividad D,
que solamente hemos hecho un pequeño porcentaje,
tendríamos que reprogramarla y hacerla en la siguiente semana.
Ahí estamos viendo ya la diferencia entre la línea base
y lo que se esta modificando de acuerdo a la programación.
Ahí como vemos además de estar gastando más dinero,
lo que tendríamos también es de que estariamos retrasados.
Eso lo puedo ver si me voy a la tabla en vista,
en tabla de entrada me dice que en lugar de terminar en las 17 semanas que
teníamos planeado vamos a terminar en 18 semanas que es lo que tengo aquí.
Y hasta aqui quedaría el primer punto de revisión de este pequeño proyecto.
Espero que te haya sido útil esta información,
nos vemos en el siguiente video.
Con este video llegamos a la finalización de la tercera etapa de
seguimiento y control, en el proyecto que reavisamos a lo largo de la planeación,
la determinación de presupuesto y el control.
Gracias. [MÚSICA]
